Seguimientos de pagos


El módulo de seguimiento de pagos permite definir planes que definen los pasos para gestionar las cobranzas: recordatorios, enviar estados de cliente por email, crear una tarea para manualmente llamar al cliente, etc...

Aquí tenemos un ejemplo de un plan:

¿Cuándo?

¿Qué?

¿Quién?

3 días antes de la fecha de vencimiento

Email

automatizado

1 día después de la fecha de vencimiento

Email

automatizado

15 días después de la fecha de vencimiento

Llamar al cliente

John Mac Gregor

35 días después de la fecha de vencimiento

Email + Llamada

John Mac Gregor

60 días después de la fecha de vencimiento

Notificación Oficial

Personalmente

Configuración

Instalar el módulo de seguimientos de pagos

Si no lo tiene instalado, debe instalar el módulo "account_reports_followup"

Definir Niveles de Seguimiento de Pagos

Para automatizar los seguimientos a cliente, debe configurar los niveles de seguimiento usando el menú Contabilidad ‣ Configuración ‣ Seguimientos de Pagos. Debe definir un y solo un plan de seguimiento por compañía.

Los niveles de seguimiento son relativos a la fecha de vencimiento; cuando no hay un término de pago especifico, la fecha de la factura será considerada como la fecha de vencimiento.

Para cada nivel, Ud. debe definir el número de días y crear una nota la cual será agregada automáticamente a la carta de recordatorio.








Las opciones disponibles para cada nivel son las siguientes:

  • Acción Manual: por ejemplo asignar un responsable que tendrá que llamar al cliente

  • Enviar un Email: enviar un email al cliente usando el texto entregado

  • Enviar una Carta: enviar una carta por correo regular, usando la nota entregada (esta funcionalidad no está implementada y no funciona en v9)

NOTAS:
1) Como tienes que proporcionar un número de días en relación con la fecha de vencimiento, puedes utilizar un número negativo. Por ejemplo, si se emite una factura el 1 de enero pero la fecha de vencimiento es el 20 de enero, si estableces un recordatorio 3 días antes de la fecha de vencimiento, el cliente puede recibir un correo electrónico el 17 de enero
2) Si se hacen modificaciones a las plantillas de email, estos cambios no se ven reflejados instantaneamente en los emails propuestos. Esto es así ya que se permite que el usuario modifique los emails que se mandan a cada cliente. Para visualizar los cambios puede:
a- Entrar con otro usuario
b- Hacer click en "Manual" luego en "Save" y luego en "Auto" nuevamente para que se vuelve a aplicar el nivel de seguimiento.
c- Esperar 1 día para que, período por defecto tras el cual estos registros temporales se eliminan(y luego se recrean al volver a entrar)

Haga sus seguimientos semanales

Una vez que todo esta ingresado, Odoo prepará las cartas y emails de seguimiento por Ud. automáticamente. Todo lo que tiene que hacer es ir al menú Contabilidad ‣ Ventas ‣ Extractos de los Clientes en la aplicación de contabilidad.

Odoo automáticamente le propondrá acciones basadas en el plan de seguimiento que definió, facturas a pagar y pagos recibidos.

Puede usar este menú diariamente, una vez a la semana o una vez al mes. No se arriesgue a enviar dos veces el mismo recordatorio a su cliente. Odoo solamente le propone la acción que tiene que hacer. Si lo hace diariamente, solo tendrá algunas llamadas que hacer por día. Si lo hace una vez al mes, tendrá mucho más trabajo una vez lo haga.

Es su decisión organizar la forma como quiere trabajar. Pero es una buena practica conciliar sus extractos bancarios y la deuda de sus clientes antes de la puesta en marcha de los recordatorios. De esta manera, todas las facturas pagadas serán conciliadas y no tendrá que enviar una carta de seguimiento a un cliente que ya ha pagado su factura.

Desde la propuesta de seguimiento a un cliente, Ud. puede:

  • Obtener la información del cliente para contactarlo

  • Examinar a fondo la información del cliente dando click en su nombre

  • Cambiar el texto (o el email o la carta) y adaptarlo al cliente

  • Cambiar el punto coloreado para marcar el cliente como bueno, normal o mal deudor

  • Registrar una nota, por ejemplo porque llamó al cliente

  • Excluir algunas facturas de la tabla (litigación)

  • Enviar un email con el estado de deuda

  • Planear el siguiente recordatorio (pero es mejor mantener un modo automático para que Odoo se adhiera al plan de seguimiento de la compañía)

  • Examinar una factura

  • Cambiar la fecha de pago esperada de una factura (así, impactando la siguiente ocasión Odoo le propondrá enviar un recordatorio)

NOTA:
Puede generar el estado de un cliente, aún si Odoo no le propone hacerlo, porque no esta en la fecha correcta aún. Para hacerlo, debe ir al reporte de Antiguas Cuentas por Cobrar (en el menú de reportes de la aplicación de Contabilidad). Desde este reporte, puede dar clic en un cliente para obtener su estado de cliente

¿Cómo excluir una factura de auto seguimiento?

Para ver todas las facturas vencidas o en necesidad de acción,

Vaya a Contabilidad ‣ Ventas ‣ Extracto de los Clientes

Excluir una factura específica para una fecha determinada

Odoo puede excluir una factura de las acciones de seguimiento para fechas específicas haciendo clic en Registrar una Nota, luego elija una de las opciones listas (una semana, dos semanas, un mes, dos meses), así Odoo calculará la fecha requerida de acuerdo a la fecha actual.

Otra forma de alcanzarlo es la siguiente: de clic en la factura requerida, luego elija Cambiar fecha esperada de pago/nota, luego ingrese la nueva fecha de pago y nota

Excluir una factura específica para siempre

Odoo puede excluir una factura para un cliente específico haciendo clic en la casilla Excluidos

NOTA:
Recomendamos ver este video (usuario: soporte@adhoc.com.ar; Pass: consultar a soporte ADHOC), sobre todo a partir del minuto 6:06 donde se muestra un ejemplo del uso de esta herramienta. Tenga en cuenta que si bien el video está en inglés se pueden activar subtitulos en español.