Uso de los extractos

Creación de extractos 

Creación de extractos bancarios 

Creación de extractos bancarios 

Creación de extractos bancarios 

La herramienta de Extractos se utiliza para hacer un seguimiento de cuentas de cobro o pago, como los bancos, cajas, chequeras, etc. Mediante esta herramienta, usted podrá hacer un control entre lo registrado en odoo y lo que realmente sucedió:

  • Extractos bancarios: Usted compara lo que esta registrado en el banco y lo que registró en el mismo periodo de tiempo en odoo.

  • Registros de caja: Usted compara lo que cuenta físicamente en dinero de sus cajas registradoras y lo que registró en el mismo periodo en odoo.

  • Registros de cheques: Usted compara los cheques que tiene en mano con lo registrado en odoo.

  • etc.

Para crear un nuevo Extracto, en el tablero de la app Contabilidad, buscar la cuenta correspondiente y hacer clic en Nuevas Transacciones para el caso de Diarios de Cajas o en Nuevo Extracto para el caso de Diarios de Bancos. 

Haciendo clic encima del nombre de la cuenta, se accede a todos los Extractos de esa cuenta y tambien ahi se encuentra el boton Crear.

 

Cada extracto tendrá una cierta cantidad de registros que representaran los movimientos que desea conciliar contra los registros contable hechos en odoo.

Las lineas de los extractos pueden tener varios orígenes:

  • pueden ser ingresadas manualmente: 

  • pueden importarse desde los registros contables:

  • o pueden importarse a través de un archivo csv (en el caso de los extractos bancarios, donde partimos de la información brindada por nuestro banco).

    En todos los casos, el objetivo es indicar un saldo inicial y un saldo final reales. Luego, indicar todos los movimientos reales ocurridos desde el saldo final.

















(1) El saldo inicial puede ingresarse a mano, o autocalcularse a partir del ultimo Extracto validado. 

(2) El saldo final se ingresa a mano con el valor real de la cuenta que se esta monitoreando. En el caso de un banco, se ingresa el saldo que indica el Banco, si es efectivo, se indica el monto que se cuenta fisicamente que se tiene en efectivo. 

(3) Transacciones: aqui se ingresan todas las transacciones realizadas en el periodo correspondiente. Ver la seccion correspondiente para ver las distintas opcioenes.

(4) Balance Calculado: Este balance se calcula automaticamente a partir del Saldo inicial +- las transacciones ingresadas. 

Para que pueda validarse el extracto el Saldo final tiene que ser igual al Balance calculado. --> Saldo final = Balance calculado

Asistente de conciliación

Una vez que el extracto tiene todas las lineas a conciliar, hacer clic en Conciliar y se accederá al asistente de conciliación, donde podremos conciliar las lineas del extracto aun no conciliadas con los registros hechos en el sistema. (Tener en cuenta, en el caso de multicompañía para poder conciliar, se debe estar logueado desde la compañía a la que corresponde el banco a conciliar)






































En el asistente, cada una de las lineas del extracto estará disponible para realizar distintas operaciones.:

  • Conciliar cada una de las lineas del extracto con registros contables de la misma cuenta contable ya asentados en el sistema (lineas azules): Se generará una conciliación.

  • Registrar un Cobro/Pago contra comprobantes impagos (lineas negras): Se generará un asiento contable registrando el cobro o un pago.

  • Registrar un pago sin comprobantes: Se generará un asiento contable registrando el cobro o un pago contra una cuenta a pagar o a cobrar.

  • Registrar un gasto: Se generará un asiento contable indicando el cobro o pago contra una cuenta de ingreso o perdida.

  • Realizar combinaciones de las anteriores.

Notará que todas aquellas lineas importadas cuyo importe coincida con algún registro ya realizado en el sistema, Odoo automáticamente los emparejará automáticamente y propondrá la acción a realizar.

Registros contables de la misma cuenta contable ya asentados en el sistema (lineas azules) .

Las lineas azules representan registros contables hechos con la misma cuenta contable que el Diario del extracto. Al emparejar las lineas del extracto con estas lineas azules lo que hacemos es conciliarlas, es decir, le indicamos al sistema que esa linea ingresada en el extracto corresponde a un registro que ya estaba hecho en el sistema. Por ende no se realiza ningún asiento contable adicional. 

En el siguiente ejemplo tenemos una linea del extracto bancario que representa un ingreso de dinero en nuestra cuenta mediante una Transferencia bancaria y vemos que el asistente propone conciliarla conun recibo de cliente ya registrado en Odoo. 














Si el importe coincide Odoo automáticamente sugerirá la conciliación,  y mostrará un botón con la palabra CONCILIAR.


















Registrar un Cobro/Pago contra comprobantes impagos (lineas negras).

Las lineas negras representan deudas (a favor o en contra) que aun no se han conciliado con ningun cobro/pago, contra las que se puede imputar las lineas del extracto. Al emprarejarlas estamos indicando que dicha linea del extracto corresponde a un cobro o un pago que queremos imputar contra la deuda seleccionada deuda. Por ende se creará un asiento contable registrando el pago y reduciendo la deuda.

En este caso no se concilia la linea del extracto con otro registro contable anteriormente ingresado al sistema, si no que se crea un registro contable y luego concilia con la deuda seleccionada. 

En el siguiente ejemplo tenemos una linea del extracto bancario que representa un ingreso de dinero en nuestra cuenta mediante una Transferencia bancaria y vemos que el asistente propone conciliarla con una deuda del cliente ya registrada en Odoo, en este caso proveniente del asiento de saldos iniciales. 

















Si el importe coincide Odoo automáticamente sugerirá el pago,  y mostrará un botón con la palabra CONCILIAR.

Si Odoo no encuentra un registro contable por el mismo monto, usted puede seleccionar los registros manualmente haciendo clic en el icono del engranaje al lado del apunte importado, y esto desplegara todo el listado de registros en la contabilidad. Puede utilizar el filtro para buscar los registros correspondientes y emparejarlos con el apunte importado haciendo clic en el "+".

Pueden seleccionarse varios registros










REGISTRAR UN COBRO/PAGO DE UNA DEUDA SIN COMPROBANTES

Es posible indicar que una de la lineas del extracto corresponde a un cobro/pago de un cliente o a un proveedor sin necesariamente imputarlo a un comprobante de deuda previamente cargado en el sistema. En este caso se registrara el asiento contable correspondiente indicando el ingreso/salida de dinero contra la cuenta a cobrar/a pagar correspondiente.

Para ello debemos indicar un Partner en la linea del extracto y, sin asociarle ningún comprobante ni ningún registro de cobro y pago anterior, hacemos clic en VALIDAR.

En el siguiente ejemplo tenemos una linea del extracto bancario que representa un egreso de dinero de nuestra cuenta. Al ingresar el partner Banco Galicia y no indicar ninguna contrapartida, registraremos un pago al banco que no quedara conciliado contra nada.











Registrar un COBRO/PAGO DE UN GASTO sin comprobantes

Si no encontró ningún registro contable o la suma de los registros no completan el valor del extracto, puede elegir una contrapartida manualmente. 

Por ejemplo, es posible indicar que una de la lineas del extracto corresponde a un pago de un gasto. En este caso se registrara el asiento contable correspondiente indicando la salida de dinero contra la cuenta de gasto indicada.









Puede crear previamente  Modelos de Conciliación, para poder automatizar la selección de los datos, para operaciones recurrentes, y no tener que buscar la cuenta contable manualmente.

Ver mas información sobre como crear los Modelos de Conciliación, en la sección: CREAR MODELO DE CONCILIACION


A medida que va conciliando los apuntes del extracto con la contabilidad de Odoo estos desaparecen del asistente, y la barra de estado mostrada en el inicio le mostrara el avance y el faltante. 

Una vez conciliadas todas las lineas, puede Validar el extracto.