Gastos

Registrar gastos

 El módulo de gastos (hr_expense), agrega en el menú de “Recursos Humanos”, un submenú llamado “Gastos”.

A este menú tiene acceso cualquier empleado con permisos en Recursos Humanos.

Cada empleado puede ingresar al módulo de gastos y a través de líneas ir agregando por línea el gasto que va sufriendo.

Una vez que termina de registrar los gastos (Se puede hacer por períodos mensuales o semanales), se envía a un responsable.

Una vez enviado no se puede volver a editar, es decir, no se pueden agregar más productos como gastos.

Cuando el responsable aprueba el gasto, el módulo permite generar un asiento contable.

El asiento contable registra la deuda contra el empleado, “Proveedores” a “Mercadería”.

Luego el pago del gasto se registra como un pago a Proveedores, seleccionando como Proveedor el Empleado.

El método de pago será una Caja creada exclusiva del empleado (Caja Empleado1).

El saldo de la Caja del empleado se puede componer mediante una transferencia entre cuentas. Ejemplo: “Caja” a “Caja Empleado 1”.

Una vez que la cuenta del empleado llega a cero, se repone de la misma manera. Realizando una transferencia entre cuentas.

Si el empleado tiene comprobantes que registrar, se carga como facturas de Proveedor y de la misma manera se pagan utilizando la Caja del empleado “Caja Empleado1”.

En módulo de gastos no se debe registrar dos veces el mismo gasto, es decir, si hay comprobantes se deben registrar únicamente las Facturas.

Requisitos:

  • hr_expense

  • hr_expense_invoice 


Entonces los pasos serían


a) Registrar el gasto:

1- El empleado, registra los gastos sobre el módulo de gastos, si cuenta con comprobante, debe colocar una referencia con el nro. de Factura.

2- Una vez terminado de registrar los gastos, el empleado envía al responsable el gasto.

3- El responsable no debe generar el asiento contable del gasto hasta previamente cargar las facturas.

4- Se debe volver a borrador el gasto, y por cada linea de gasto que tenga una Factura, el encargado la debe reemplazar por la Factura asociada.

5- Se debe volver a aprobar el gasto, y luego generar el asiento contable.

Con el asiento contable, las facturas de Proveedor quedarán "Pagadas", y ahora la

deuda sera hacia el empleado.


b) Registrar el Pago:

El pago se registrará utilizando una cuenta de Caja particular para el empleado.

1- En el pago se debe seleccionar al empleado como Partner.

2- El saldo de la cuenta del empleado se debe constituir mediante transferencias entre cuentas, esto lo encontrarás en Contabilidad / Banco y Efectivo / Transferencia entre cuentas.

Las cuentas utilizadas en los productos, tanto en el gasto como en la factura debe ser una cuenta de gasto, un ejemplo sería "Gastos producción".

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